Of het nou over toezicht, vergunningen of juridische zaken gaat, Exsin is continu in beweging. In deze reeks vragen we de leden van het MT wat hen bezig houdt. Dit keer Daisy, al 18 jaar werkzaam bij Exsin.
Hoe ben je HR-manager geworden bij Exsin?
“Mijn man is een Fries en hij wilde dichter bij familie wonen. Dus zocht ik een baan in het noorden van het land. Zo kwam ik terecht bij Exté, de voorganger van Exsin (voordat het fuseerde met Sinnema red.). Ik ben begonnen als office manager, ontwikkelde HRM en ICT voor meerdere bedrijven van de holding en groeide door tot HR-manager.”
En waarom kies je nu alleen voor Exsin?
“Als HR-manager ben ik verantwoordelijk voor de medewerkers, zowel administratief, beleidsmatig als dat de medewerkers lol hebben in hun werk. Ik werkte voor meerdere bedrijven van dezelfde bedrijvengroep, maar wel verschillende type bedrijven, in verschillende branches, met verschillende CAO’s. En alle generaties in die bedrijven hebben weer hun eigen behoeften, die ook nog steeds veranderen. Om meer toe te kunnen voegen, had ik ruimte nodig in mijn agenda en in mijn hoofd. Dat heb ik nu. Sinds dit jaar werk ik daarom alleen nog voor Exsin.”
Als je terugblikt op 2021, wat was het belangrijkste thema voor jou?
“Corona. Hoe houd je de verbinding met medewerkers als ze veel thuiswerken? Wij hebben veel starters, die wilden we niet helemaal loslaten. Door de afstand is aandacht een grotere uitdaging dan als je elkaar dagelijks ziet.
Zonder de contacten met collega’s en de manier waarop wij samenwerken, wat is dan het verschil tussen Exsin en een ander bedrijf? Daar waren we veel mee bezig.
Niet alleen bedenken wat slim is, maar ook daadwerkelijk het doen kost tijd. Onze directeur die elke week bij iemand langs gaat, het kantoor dat beschikbaar bleef voor mensen, de digitale koffiecorner-bijeenkomsten. En de ICT-voorziening die we in 2020 met stoom en kokend water voor elkaar kregen, en steeds onze aandacht houdt. Volgens mij hebben we dat goed gedaan met elkaar.”
En wat kon beter?
“Ons functiehuis is echt aan vernieuwing toe. We willen onze medewerkers perspectief bieden, dat ze een groeipad zien. We hebben drie type functies: starter, medior, senior. Ook voor onze senior medewerkers willen we interessant blijven als werkgever. We bieden hen graag uitdagendere functies, zoals interim manager of beleidsadviseur.
Dat is een van die projecten waar ik komend jaar als eerste mee ga beginnen. De profielen moeten herschreven worden; minder formeel, meer aansprekend. Met heldere verwachtingen: wat wordt van jou verwacht, wat draag jij bij en binnen welke kaders? Het doel is dat de medewerker lol krijgt van die functieomschrijving als ze het lezen, waardoor ze trots zijn op hun baan en zin krijgen om te werken.”
Hoe ga je dat doen?
“De teamcoaches gaan dat met mij doen, maar hoe, dat weet ik nog niet. Medewerkers mogen zich ook aangesproken voelen, als iemand daarover mee wil denken, vind ik dat fijn. Dat is Exsin, wij vragen medewerkers om zelf na te denken over hun ontwikkeling. Wat gaan ze doen dit jaar? Wat willen ze ontwikkelen? Dat onze collega Marije ons heeft geholpen met het verbeteren van onze cybersecurity is een mooi voorbeeld. Of collega Jordy die als KAM-coördinator ingezet wordt. Die ruimte willen we onze medewerkers bieden: denk na over wat jij wil doen! Dat is een manier om medewerkers lange tijd aan ons te binden.”
Het functiehuis vernieuwen is speerpunt één, wat staat op twee?
“We willen anders kijken naar medewerkertevredenheid. Niet de klassieke anonieme vragenlijsten, maar meer wat hebben de medewerkers nodig voor hun welzijn. Onze toezichthouders komen van alles tegen tijdens hun controles, zoals gevaarlijke stoffen, misschien past een preventief medisch onderzoek daarbij.
Daarnaast kijken we naar het psychosociale welzijn. Hoe is het met de werkdruk? Doen medewerkers waarvoor ze zijn opgeleid? Krijgen ze voldoende steun van ons, van hun werkgever? Waarmee kunnen wij nog behulpzaam zijn? We spreken elkaar veel, er is aandacht voor de medewerkers en zo’n onderzoek is dan aanvullend op wat we horen van de teamcoaches.”
Is dat zo nodig?
“Ons verzuimcijfer is relatief laag als je in de markt kijkt. Helemaal vergeleken met de zorg en logistiek. Het gemiddelde verzuim in Nederland is zo’n 4 tot 5%, wij zitten lager en dat willen we zo houden.
We hebben veel aandacht voor medewerkers, hierdoor zijn we veel voor, bij mensen die dreigen te verzuimen, of bij wie de reïntegratie niet loopt. We vragen ons steeds af ‘Hoe kunnen we hen helpen?’ Dat kan zijn door te kijken naar het werk: kan iemand wel bij opdrachtgevers aan het werk of liever op kantoor? Moet iemand wel of niet op kantoor zijn of gaat het thuiswerken prima? Daar zijn de teamcoaches heel goed in.
Het komt ook voor dat medewerkers op een andere wijze ondersteuning nodig hebben, dan kunnen we externe hulp inzetten. Dat kan een coachingstraject zijn of een traject binnen de gezondheidszorg. Dat doen we graag, om te zorgen dat een medewerker weer goed op zijn plek belandt.
Eigenlijk ben ik wel trots op die cijfers. We hebben geen invloed op ziekte met een medische oorzaak, maar we kunnen wel zorgen dat iemand prettig aan het werk kan.”
Je kijkt blij. Waarom wil je dit vertellen?
“Veel waar ik mee bezig ben, met de teamcoaches en directie, is niet altijd even zichtbaar. De dingen die op papier komen zijn te zien, maar het vertrouwen dat we aan onze medewerkers geven, daar hebben we het weinig over. We zijn continu bezig met beleid, arbeidsvoorwaarden en werkplezier. Vertrouwen geven is een heel bewuste keuze, maar dat ziet niet iedereen.
Medewerkers mogen gewoon een potje darten, wandelen of vrij nemen, als hun werk maar afkomt. Wij zeggen ook niet hoe laat ze beginnen en eindigen. Die vrijheid krijgen ze van ons.
We werken veel met starters, dus je komt altijd iemand tegen die daar een eigen, wat ruimere invulling aan geeft, maar de meeste collega’s gaan daar verstandig mee om. We vinden het veel belangrijker om die vrijheid te geven, dan om vanwege die kleine groep – die er misschien misbruik van maakt – belemmerende regels op te leggen.
En het werkt. We hebben een dashboard met het actuele verzuim, daarop staat ook het percentage medewerkers dat zich nooit ziek heeft gemeld. Dat is een heel grote groep. Hiermee laten de medewerkers zien dat zij het vertrouwen dat we geven ook verdienen, dat krijgen we gewoon terug. En komend jaar willen we ons daar nog verder in verbeteren.”
Kun je dit verhaal heel kort samenvatten?
– Daisy lacht.
“Dat we als werkgever zoveel mogelijk maatwerk proberen te leveren, waardoor medewerkers goed in hun vel zitten en voldoende perspectief zien. We vragen ons steeds af: wat heeft iemand nodig? Vandaar de opfrissing van het functiehuis én het welzijnsonderzoek. Dat betekent dat we luisteren naar onze medewerkers. Uiteindelijk zijn zij ons kapitaal, daar willen we zo goed mogelijk voor zorgen.”
