We spreken elkaar via Teams. Buiten schijnt een waterig zonnetje, terwijl de vogels zich weinig lijken aan te trekken van de winterse kou. Ze tjilpen er lustig op los en en strijden met velen om een plak brood dat iemand op het grasveld heeft achtergelaten. Het is een opmerkelijke paradox waar we eigenlijk nauwelijks bij stilstaan. Terwijl wij via onze beeldschermen zoveel mogelijk de realiteit van een echt gesprek proberen na te bootsen, lijkt corona op de natuur geen vat te hebben. Een mannetjesmerel – hij is volledig zwartgekleurd – vliegt er met de korst van het brood vandoor. De rest van de groep zet gauw de achtervolging in.
Communicatie op afstand via Teams of Zoom is in de afgelopen tien maanden verbazingwekkend snel gemeengoed geworden. Daisy Heijnen, HR-adviseur bij Exsin, merkt op dat dergelijke gesprekken ook steeds natuurlijker gaan. In meer algemene zin wennen we haars inziens sowieso almaar sneller aan digitale innovaties. Ook binnen haar vakgebied doen apps, intranet en andere digitale mogelijkheden om gegevensverwerking te automatiseren steeds meer hun intrede. “Niet vanwege corona hoor”, wenst ze toe te voegen. “We zijn al veel langer bezig ervoor te zorgen dat collega’s makkelijker en sneller toegang hebben tot hun gegevens en zelf zaken kunnen regelen. Deze coronaperiode, waarin we vrijwel allemaal thuiswerken, draagt er wel aan bij dat de noodzaak hiertoe steeds meer zichtbaar wordt. Daarom zijn we druk doende onze digitale HR-diensten steeds verder te optimaliseren.”
Digitalisering leidt tot meer échte aandacht
Digitale HR-diensten digitaliseren. Het klinkt abstract en bovendien als iets dat voornamelijk voor de afdeling HR van meerwaarde is. Dat het haar werk aanzienlijk makkelijker maakt onderschrijft Daisy dan ook zonder meer. Echter, voor haar collega’s ‘in het veld’ heeft het minstens zoveel meerwaarde, misschien zelfs nog wel meer. Ze geeft aan tegenwoordig meer tijd over te houden voor het adviserende, strategische deel van haar werk. Meer tijd dus om te signaleren dat een collega niet lekker in zijn of haar vel zit. Meer tijd om te investeren in oplossingen op maat.
“Denk daarbij bijvoorbeeld ook aan een heel praktisch voorbeeld, zoals het uitvoeren van een werkplekonderzoek, wanneer een collega aangeeft fysieke klachten te ervaren tijdens het werk. Of het feit dat nieuwe werknemers nu meer tijd hebben om echt kennis te maken met hun collega’s, hun werk en hun werkplek, nu ze alle benodigde gegevens voor het personeelsdossier in alle rust vooraf alvast hebben kunnen invullen. Voorheen werden ze dan op hun eerste dag regelmatig bestookt met vragen. Nog even een kopietje laten maken van je ID-kaart, dan nog gauw dat ene formulier invullen… Met dit soort zaken hoeven we nieuwe collega’s nu niet meer lastig te vallen.”
Wat verstaan we verder onder digitalisering van HR-diensten?
“Kortgezegd komt het erop neer dat collega’s nu altijd en overal toegang hebben tot hun personeelsdossier en online alles kunnen regelen en inzien. Zo hoeven ze alleen maar even in te loggen op ExsInsite, ons intranet, om hun resterende verlofuren in te zien en verlof aan te vragen. Is een collega in de blijde verwachting van een kind? Dan vertelt het geboorteportaal hem of haar meteen op hoeveel dagen ouderschapsverlof iemand recht heeft en wat het voor invloed heeft op het salaris, waarna het verlof bovendien meteen kan worden aangevraagd.”
Het zijn slechts enkele voorbeelden waaruit de meerwaarde van gedigitaliseerde HR-processen blijkt. Wat volgens Daisy het belangrijkst is, is dat digitalisering geen doel op zich is. Ze stelt dat medewerkers dit in de hedendaagse samenleving ook gewoonweg verwachten van een werkgever. “En uiteindelijk gaat het er natuurlijk om dat we de technologie gebruiken om juist meer tijd en aandacht voor elkaar te krijgen”, zo sluit ze af.
Buiten zijn de vogels ondertussen aan een nieuw voedselgevecht begonnen.
